会议管理


 

 
 
会议室管理办法 
 
为了进一步加强学院会议室的管理,保证学院日常工作的正常运转,提高会议、接待场所的使用效率,特制定本规定:
一、名称、分布及用途
1.第一会议室(多媒体):南校区主楼1519室,标准座位38个。
主要用于院长办公会(周例会)、党委全委会以及由院领导主持召开的其他中、小型会议。
2.大会议室(多媒体):校区主楼1404室,标准座位118个(主席台座位8个)。
主要用于院领导主持召开的大、中型会议,院级小型报告会以及其他院级重要活动。
3.贵宾室:南校区主楼1520室,标准座位13个。
主要用于接待上级领导及重要来宾。
二、日常管理
1.会议室由院办统一管理,负责安全、卫生及室内物品、设备的日常管理。后勤中心负责安排专人做好室内卫生清洁以及室内装饰与设备的维修。
2.会议室的使用由院办统一调配,每周四为集中安排会议室时间,使用计划由院办编入《每周院级活动安排表》。未编入《每周院级活动安排表》临时使用会议室的,应及时通知院办以便调配安排。
3.会议室原则上不允许学生开展活动使用。如有重要学生活动必须使用会议室,由使用单位填写《会议室、接待室使用申请单》,报主管院领导批准。
4.未经批准,其他单位、部门及个人不得擅自使用会议室。
三、注意事项
1.院办负责向使用单位负责人或联系人说明注意事项,并根据使用单位的要求,提供门钥匙和提前安排好有关设备等。
2.为满足会议需要,使用单位可以使用室内的音响、电子屏、笔记本电脑、投影仪、桌牌等设备、物品,需提前一天填写《会议室、接待室使用申请单》并通知院办,以便及时准备。
3.按照“谁使用、谁负责”的原则,会议期间使用单位要确保室内清洁,爱护室内设施,禁止乱贴乱挂,严禁随意开启室内各种设备。会后要将桌椅物品摆放整齐,使用纸笔等办公用品要放归原位。室内设备物品禁止拿出或挪用。
4.会议室使用完毕后,使用单位要及时告知院办,由院办进行检查验收,如果室内设备、物品发生损坏、遗失,将追究使用单位的责任。
5.因特殊情况,需下班后或双休日使用会议室,使用单位要在当天或提前一天下班前到院办填写《会议室使用申请单》,派专人到院办领取钥匙并妥善保管,下个工作日上班后及时交还。
6.已经安排的活动如与学院重大活动发生冲突,学院重大活动优先。
7.为明确分工,落实责任,按照学院《行政工作规则》关于会议制度的规定,院长办公会(周例会)及由院领导召集的重要会议的会前通知、会间服务、会议记录和纪要编发等工作由院办负责,其他专题会议由主办单位负责。
8.学院会议室仅限学院内部使用,未经院领导批准,不得对外借用。
9.学院会议室使用联系单位:院办综合科,联系电话:86903333、86015111。
四、本办法自下发之日起实行,解释权归院长办公室。
 
 
 
院长办公室   
二〇一一年四月二十七日